Politique de confidentialité lors d’une collecte de renseignements personnels par un moyen technologique

Archer (ci-après « Archer », « nous », « nos », « notre ») s’assure de respecter la vie privée et les renseignements de ses clients (ci-après « client », « vous », « vos », « votre »). C’est pour cette raison que nous avons mis en place une Politique de confidentialité lors d’une collecte de renseignements personnels par un moyen technologique, ci-après la « Politique ».

Notre Politique est sujette à changement, et ce, à tout moment. Le cas échéant, vous en serez informés par la publication d’un avis à cet effet directement sur notre site Web. Nous vous invitons alors à consulter fréquemment notre Politique afin de prendre connaissances des dernières mises à jour, auxquelles dates prendront effets ces modifications. Les dates de mises à jour seront indiquées au bas de la page de la Politique.

Les différentes sections de notre Politique sont les suivantes :

• Application et portée;
• Collecte des renseignements personnels;
• Utilisation de vos renseignements personnels;
• Témoins « cookies » et pixel de conversion;
• Réseaux sociaux tiers;
• Conservation et sécurité de vos renseignements personnels;
• Possibilité de porter plainte pour non-respect de la Politique;
• Renseignements généraux et comment exercer vos droits;
• Personne désignée responsable des renseignements personnels; et
• Hyperliens.

Application et portée

Nous nous assurons de mettre tous nos efforts dans nos démarches de priorisation de la protection du caractère privé de vos renseignements personnels. Dans le cadre de nos services, notamment par votre consultation de notre site Web, nous obtenons de l’information sensible à votre sujet et nous considérons que celle-ci doit être recueillie et utilisée d’une manière plus que sécuritaire. Cette politique est mise en place afin que vous puissiez prendre connaissance de la façon dont vos renseignements sont recueillis. La présente Politique résume nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Nous réitérons qu’Archer se réserve le droit de modifier sa Politique à tout moment sans avis ni délai. Dans l’éventualité où vous n’acceptiez pas notre Politique, nous vous conseillons de ne pas utiliser notre site Web. Par soucis de confidentialité en matière de vie privée, nous vous informerons de tout changement à notre Politique au moyen d’un avis publié sur le site Web d’Archer. Une utilisation de votre part de nos services, y compris notre site Web, à la suite d’une modification de la Politique, sera réputée comme une acceptation de votre part des modifications apportées à notre Politique. Pour cette raison, nous vous conseillons de consulter fréquemment notre Politique.

Collecte des renseignements personnels

D’abord, il est de notre responsabilité de vous informer qu’Archer collecte vos renseignements personnels que vous fournissez de manière volontaire lorsque vous utilisez nos services. Ces services comprennent, entre autres : l’accès à notre site Web, la complétion de tout formulaire, l’envoi de courriels, le paiement de toute facture ou toutes communications téléphoniques avec Archer.

Archer peut aussi recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès de sources extérieures, avec votre consentement ou sans celui-ci dans les cas permis par la loi. Ces renseignements personnels peuvent inclure, sans s’y limiter, votre prénom et nom de famille, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse postale, vos coordonnées, vos informations bancaires et toute information que vous nous aurez transmise de façon déclarative.

Archer pourra se prévaloir en tout temps de toutes exceptions prévues aux lois applicables qui la dispense d’obtenir et d’aviser les personnes concernées par la collecte de renseignements. À titre d’exemple, Archer pourra recueillir les informations suivantes sans le consentement et l’autorisation des utilisateurs de nos services :

• En cas d’urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée;
• Afin de les divulguer à un conseiller qui représente les intérêts d’Archer, afin de percevoir une créance;
• Afin d’assurer une représentation juste dans le cadre d’une défense à une demande en justice présentée par le client concerné; et/ou
• Pour tout autre motif permis par la loi.

Toutefois, et ce conformément à notre Politique, Archer fera les démarches raisonnables pour vous aviser des fins pour lesquelles les informations sont collectées.

Nous réitérons qu’en accédant à notre site Web, nous pouvons recueillir des renseignements concernant votre utilisation de nos services conformément à la présente Politique. Sans s’y restreindre, ces renseignements peuvent inclure votre adresse IP, le type d’appareil et le système d’exploitation que vous utilisez pour accéder à notre site Web, votre comportement de navigation sur notre site Web, incluant le lieu et le moment où vous avez consulté notre site Web, les fonctionnalités utilisées et les sections consultées.

Utilisation de vos renseignements personnels

À titre informatif, soyez assurés que nous utiliserons uniquement vos renseignements personnels qui sont nécessaires pour remplir les fins énoncées dans la présente Politique ou autrement divulguées au moment de la collecte.

À titre d’exemples, nous utiliserons vos renseignements personnels pour:

• Comprendre les besoins et les préférences de nos clients;
• Vous identifier en tant qu’utilisateur de nos services et vous permettre d’accéder à nos services;
• Établir et maintenir notre relation d’affaires avec vous;
• Exploiter notre entreprise;
• Communiquer avec vous lorsque vous nous soumettez des questions, des commentaires ou des suggestions;
• Prévenir les erreurs et la fraude;
• S’assurer de la sécurité des clients, de nos employés et des personnes tierces;
• Vous présenter l’information et les renseignements que vous souhaitez consulter; et/ou
• Satisfaire aux exigences législatives applicables.

En plus, afin de faciliter votre circulation dans nos services, nous pourrons utiliser les renseignements que nous aurons collectés afin d’ajouter des éléments personnalisés à nos divers services ou d’en planifier le contenu de façon plus adéquate, et ce, dans votre intérêt. Archer peut également utiliser vos renseignements afin de vous présenter du contenu susceptible de vous intéresser, dans les limites permises par les lois applicables.
Archer s’engage à déployer les efforts nécessaires et raisonnables afin de vous informer dans le cadre de toute collecte d’informations et ce, par voies électroniques, verbale ou écrite.

Il sera loisible à Archer d’utiliser les renseignements collectés et de les divulguer à :

• Toute personne lorsque le client consent à une telle divulgation ou lorsqu’elle est exigée par la loi;
• Toute personne qui, selon Archer, demande des renseignements personnels à titre de représentant ou mandataire du client concerné; et/ou
• Une tierce personne qui travaille en collaboration avec Archer à titre de mandataire, sous-traitant ou partenaire d’Archer.

Témoins « cookies » et pixels de conversion

Vous constaterez que nous utilisons un élément de votre navigateur nommé « témoin » (cookie) afin de reconnaître votre utilisation. Nous pouvons également utiliser des pixels de conversion. Ledit « témoin » est un petit fichier de données qui s’inscrit sur votre disque dur lorsque vous visitez un site Web.

Quant aux pixels de conversion, ils sont des petits codes insérés dans notre site Web qui permettent de compiler les données statistiques sur les habitudes d’utilisation de tout site, notamment pour savoir combien de clics ont été enregistrés sur un lien ou une zone donnée.

Certains des témoins que nous utilisons recueillent de l’information sur votre utilisation de notre site Web et nous permettent d’en améliorer le fonctionnement et de connaître les pages qui sont les plus fréquentées. Ceci dans le but d’optimiser vos visites. D’autres témoins facilitent votre navigation sur le site en recueillant, par exemple, les préférences que vous avez sélectionnées et votre localisation. Les données recueillies grâce aux témoins et aux pixels de conversion peuvent être utilisées par Archer conformément à la présente Politique.

Lorsque les renseignements sont recueillis à des fins statistiques, nous pouvons utiliser l’application Web « Google Analytics ». Google Analytics emploie des témoins afin de recueillir des données statistiques dans le but d’analyser comment les internautes utilisent notre site Web. Ces témoins sont utilisés afin de conserver des données non personnellement identifiables. Si vous désirez ne pas transmettre de renseignements à Google Analytics, vous pouvez choisir de désactiver l’utilisation de vos données en employant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

Pour plus d’informations concernant Google Analytics et sa politique de vie privée, nous vous invitons à prendre connaissance de leur politique de confidentialité à l’adresse suivante : https://policies.google.com/privacy?hl=fr-CA.

Si vous configurez votre fureteur de façon qu’il vous avertisse avant d’accepter des témoins, vous recevrez un message d’avertissement pour chaque témoin. Vous pouvez désactiver ou supprimer les témoins en configurant votre fureteur à cette fin. Toutefois, si vous désactivez ou supprimez les témoins, certaines parties des fonctionnalités ou du site Web pourraient ne pas fonctionner correctement.

Réseaux sociaux tiers

Archer pourra aussi recueillir vos renseignements personnels dans l’éventualité où vous interagissiez avec nous via nos pages et comptes de médias sociaux (par exemple, Facebook). Archer pourra aussi recueillir tout contenu que vous pourriez télécharger sur nos pages et comptes de médias sociaux, y compris les photos et vidéos.

Conservation et sécurité de vos renseignements personnels

Conformément à notre Politique, nous conservons les renseignements personnels collectés, et ce, uniquement pour la durée nécessaire de la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés ou pour nous conformer à nos obligations légales ou réglementaires. Une fois que les objets de la collecte seront accomplis, Archer détruira vos renseignements personnels conformément à nos obligations professionnelles dictées par le Barreau du Québec et la Chambre des notaires du Québec. Si vous avez davantage de questions sur la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées dans la section « Renseignements généraux et comment exercer vos droits » de la présente Politique.

Soyez avisés que nous conservons nous-mêmes votre dossier. Nous prenons et appliquons les mesures de sécurité adéquates et nécessaires pour assurer le caractère privé et confidentiel de vos renseignements.

Possibilité de porter plainte pour non-respect de la Politique

Archer est conscient de l’importance des renseignements personnels. C’est pour cette raison que toute personne doit être en mesure de pouvoir porter plainte en cas de non-respect de la Politique. Toute personne qui croit être victime d’une faute provenant des exigences de la Politique peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels qui se trouve sous la section « Personne désignée responsable des renseignements personnels ».

Archer se doit d’informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de mécanismes de plainte et de la façon d’y en déposer une.

La personne désignée responsable des renseignements personnels est responsable de la présente Politique et peut, en cas de besoin, solliciter un avis auprès de toute personne quant à son exécution avant de répondre de manière définitive à toute plainte.

Toute plainte fera l’objet d’une étude approfondie. En présence d’une plainte fondée, la personne responsable des renseignements personnels prendra les mesures appropriées pour rectifier la situation. Le client sera ensuite avisé des démarches entamées relativement à sa plainte.

Renseignements généraux et comment exercer vos droits

Vous êtes en droit de connaître l’objet de la collecte et du traitement des renseignements personnels collectés par Archer, de savoir si ces renseignements personnels sont communiqués à des tiers ainsi que le droit d’accéder à ces renseignements, de les mettre à jour ou de les corriger.

Il est de votre responsabilité de nous informer de tout changement significatif relatif à vos renseignements personnels qui pourrait survenir et de vous assurer que tous les renseignements personnels dans votre compte soient exacts.

Nous vous informons que vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la conservation de vos renseignements personnels par Archer, demander l’effacement de vos renseignements personnels ou vous opposer à leur traitement par Archer. Nous vous communiquerons alors vos renseignements personnels, lorsque collectés électroniquement, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer vos droits, ou si vous avez des questions ou des commentaires concernant notre Politique, contactez-nous à l’adresse mrodrigue@archeravocats.com, ou bien par courrier à l’adresse suivante:

Archer Avocats | Notaires
À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
155, rue Saint-Jacques, Bureau 301
Granby (Québec)
J2G 9A7

Le responsable de la protection des renseignements personnels déploiera tous les efforts nécessaires afin de répondre à toute demande d’accès ou de rectification, et ce, avec diligence dans les 30 jours suivant la date de la réception d’une demande écrite. S’il n’est pas en mesure d’agir dans le délai imparti, celui-ci vous informera du nouveau délai requis. Il se pourrait qu’Archer refuse de fournir ou de corriger certains renseignements, auquel cas, Archer vous fournira les motifs de son refus et les articles de la loi applicable qui soutiennent son refus, sous réserve des restrictions prévues dans la loi et nous vous informerons de vos recours.

Dans l’éventualité où Archer refusait de rectifier vos renseignements personnels, nous vous permettrons de verser, par écrit, à votre dossier des commentaires eu égard aux renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Archer conservera également les renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès ou de rectification aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.

Si vous souhaitez de plus amples informations sur la protection des renseignements personnels sur Internet, visitez les sites Web de la Commission d’accès à l’information du Québec et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Personne désignée responsable des renseignements personnels

Nous vous invitons, pour toutes questions relativement à notre Politique, à contacter notre Directeur général, en l’occurrence, Maxime Rodrigue.

Maxime Rodrigue
155, rue Saint-Jacques, Bureau 301, Granby (Québec) J2G 9A7, Canada
mrodrigue@archeravocats.com

Hyperliens

Soyez avertis que dès lors que vous quittez les services offerts par Archer, plus aucun renseignement collecté ne sera assujetti à la Politique actuelle d’Archer, mais à celle du site consulté en question. Par soucis de protection, nous vous invitons à consulter la Politique de confidentialité du site.

Date de la dernière révision : 20 septembre 2023